En el siguiente documento se definen las tareas, responsabilidades y funciones en cada momento del evento que el Jefe de Bar tiene que seguir y cumplir.

Etapa 1: Montaje

Hasta media hora antes del inicio del cóctel

• Revisar que hayan llegado bien los elementos de bar:
  • Kit de bar
  • Barra de schop con sus conectores y barriles
  • Cantidad de mesones pata alta y baja para las barras
  • Manteles negros barras
  • Cubiertas de barra
  • Mesas de apoyo con sus manteles
  • Mesas de cóctel con sus manteles
  • Bebestibles casa y proveedor
  • Hielo

Detalle Kit de Bar

• Enviar formulario inicial de conteo de líquidos. Esto tiene que hacerse temprano para alcanzar a reaccionar.

Links Formularios

• Montar la barra con mesones pata alta según lo especificado en el plano. Poner manteles y por el frente la tapa de la barra. Unir las barras a las mesas altas para que estos no se caigan. DEJAR BIEN UNIDOS!!
• Hacer charla al equipo de barmans para explicarle los puntos importantes del servicio. Recalcar los puntos indicados en el link.

Instrucciones Planos Barmans

Charla Equipo Bar

Preparación Tragos

• Montar las mesas de apoyo y mesas de cóctel con sus manteles según lo que especifica el plano en términos de cantidad y posición.
• Revisar que haya corriente eléctrica para alimentar la conservadora, maquina de schop y juguera para el pisco sour. Si no hay, solicitar a los técnicos encargados del evento.
• Montar las bebidas y Tragos necesarios para cada barra. Tienen que estar todas las variedades de tragos que ofrecemos, incluidos los de la fiesta. Una vez terminado el cóctel. esos tragos se pasan a la barra de la fiesta.
• Montar la barra de schop, verificar que estén todos los conectores funcionando bien y que haya suficiente cerveza. Preocuparse que este helando y que salga fría. Hacer esto temprano para avisar con tiempo de desperfectos.
• Preparar jugos.
• Helar el vino blanco, las champañas y cervezas sin alcohol.
• Montar el bar de inicio con sus respectivos vasos y copas. Preocuparse de dividir las copas entre lo que va a las mesas y lo que va a la barra principal y de apoyo.
• Preocuparse de que haya suficiente hielo en todos los bares y que esté este en congeladoras o en un lugar frio si no hay espacio-
• Preocuparse de revisar que los vasos estén limpios, sino repasarlos.
• Repasar con el metre las asignaciones del dashboard.

Etapa 2: Cóctel

Desde que termina la ceremonia hasta que hacemos pasar a la gente al salón

• Preocuparse de seguir de cerca los tiempos de la ceremonia.
• Asignar barman encargado de la barra de schop, del pisco sour y del vino. Preocuparse de que sepan servir y preparar bien las cosas.
• Preparar bandejas surtidas con todos los tragos antes de que empiece a llegar la gente. Finalizar las bandejas echándole hielo a las cosas que llevan hielo.
• Posicionar a los barman’s en las mesas de apoyo con las bandejas llenas de bebestible surtido justo antes de que empiecen a llegar los invitados.
• Preocuparse de estar constantemente revisando la preparación de tragos y surtir la barra con vasos en caso de ser necesario.
• Durante todo el cóctel un garzón deberá salir con vino y 3 copas en su mano a repartir a los invitados.
• Preocuparse de sacar constantemente liquido para repartir entre los invitados.
• Preocuparse del descorche de los vinos para la comida.

Etapa 3: Comida

Desde que entran los invitados al salón hasta el vals

• Repasar en el dashboard las personas que desmontan el cóctel
• Organizar a los barmans para preparar las bandejas con vasos de whisky alto llenos de bebidas y jugos para que los garzones puedan repartir en las mesas
• Mientras los garzones estén repartiendo el fondo (y postre si hubiere), organizar a los barmans para que salgan a repartir bebidas, jugo y vino según las zonas que tengan asignadas en el dashboard.
• Preocuparse de mirar el documento “Detalle Matrimonios” y corroborar si hay hieleras de pisco a le mesa. Dejarlas preparadas para llegar y entregar después de que se recoja el plato de fondo.
• Whisky: Preocuparse de que haya 1 garzón por cada 100 invitados que reparta whisky: va una botella de whisky black label o chivas regal, un jarro de agua mineral y vasos de whisky bajos con hielos. Ofrecer por las mesas. Este whisky generalmente lo entregan los novios/padrinos en la mañana del día del evento. Si no se entregó nada, entonces usar red label/grants de la barra.

Etapa 4: Fiesta y Desmontaje

Desde el vals hasta el término del evento

• Preparar las barras para la demanda inicial de tragos post-vals. Que hayan suficientes garzones disponibles en la barra y con todos los elementos preparados.

• Durante la fiesta, asignar barmans a las barras en función de la demanda. Si las barras están colapsadas, pedir apoyo al supermetre. Anticipar el colapso de las barras después del vals y coordinar con el supermetre el préstamo de algunos garzones por el tiempo que haya colapso.

• Durante el evento, es el encargado de informar o avisar al encargado si cree que alguno de los insumos puede terminarse. AVISAR AL SUPERVISOR/METRE!!! La revisión tiene que hacerse cada una hora.

• Hacer formulario final del evento.

• Mandar formulacio de cumplimiento de bonos

• Guardar botellas vacías para revisión con encargado de logística

• Desmontar las cubiertas de barra con cuidado. lo mismo con mesones, manteles etc…

• Preocuparse de que los vasos que sobren lleguen a copería.

• Dejar las conservadoras sin hielo en caso de que no haya evento al día siguiente en el lugar. Deshacerse del hielo de forma de no ensuciar si es que nos trasladamos a otra parte.

Detalles importantes:

Es responsabilidad del jefe de bar si algo se acaba, incluyendo la cerveza, champaña, aperol y ramazotti. Para que las cosas no se acaben, hay que dosificarlas, si ven que está faltando algo dejar de ofrecerlo, anticiparse.

Durante la noche, hacer informes cada 1 hora en los minutos críticos para ver si nos estamos quedando cortos de algún insumo. NO PUEDE PASAR QUE SE ACABE SIN QUE NOS DEMOS CUENTA CON MUCHA ANTICIPACIÓN.

Recordar limpiar y guardar los kits de bar, estos tienen que ir en su caja con las maquinas alusadas, el kit de herramientas con todas sus cosas guardadas y los elementos de la máquina de shop limpios y guardados.

Siempre sacar los hielos con guantes y mantener la barra perfectamente ordenada. Frente a cada barman tiene que haber una estación con todos los tragos a disposición llenos y nunca puede haber vasos usados encima de la mesa o junto a vasos limpios.  La limpieza e higiene de las barras y vasos es su responsabilidad.